Vermieterkontor

Der Streit um die Kaution beginnt fast immer an derselben Stelle: Beim Auszug behauptet die eine Seite, der Kratzer im Parkett sei vorher schon da gewesen, die andere Seite bestreitet das. Ohne Protokoll steht Aussage gegen Aussage – und die Beweislast trifft in aller Regel Sie als Vermieter.

Ein Übergabeprotokoll kostet zwanzig Minuten. Es ist die günstigste Versicherung, die Sie im Mietverhältnis abschließen können.

Ist das Protokoll Pflicht?

Nein. Weder das BGB noch eine andere Vorschrift verlangt ein Übergabeprotokoll. Es gibt auch keine Formvorschrift dafür, wie es auszusehen hat.

Praktisch ist es trotzdem unverzichtbar. Denn wenn Sie nach dem Auszug Schadensersatz verlangen, müssen Sie beweisen, dass der Schaden während der Mietzeit entstanden ist. Ein von beiden Seiten unterschriebenes Einzugsprotokoll ist dafür das stärkste Dokument, das Sie haben können.

Was hineingehört

Zählerstände

Strom, Gas, Wasser kalt und warm, Heizung. Immer mit Zählernummer, nicht nur mit dem Stand. Ohne die Nummer kann der Versorger die Ablesung im Zweifel nicht zuordnen.

Fotografieren Sie jeden Zähler zusätzlich so, dass Nummer und Stand auf demselben Bild zu sehen sind. Das Foto trägt ein Datum und ist damit ein eigenständiger Beleg.

Schlüssel

Jede Art einzeln mit Stückzahl: Haustür, Wohnungstür, Briefkasten, Keller, Garage. Der Grund ist ein sehr teurer: Fehlt beim Auszug ein Schlüssel zu einer Schließanlage, kann der Austausch der gesamten Anlage fällig werden. Das kann vierstellig werden. Nur wenn dokumentiert ist, wie viele Schlüssel übergeben wurden, lässt sich das überhaupt geltend machen.

Zustand der Räume

Hier wird der häufigste Fehler gemacht. In vielen Protokollen steht bei jedem Raum schlicht „in Ordnung“. Das ist wertlos, sobald es zum Streit kommt.

Schreiben Sie konkret. Nicht „Bad in Ordnung“, sondern: „Fliesenfuge neben der Dusche an zwei Stellen dunkel verfärbt, ca. 10 cm. Silikon am Wannenrand vergilbt.“ Was Sie beschreiben können, können Sie später belegen.

Rauchmelder

Anzahl und Funktionsprüfung festhalten. Die Rauchmelderpflicht gilt inzwischen in allen Bundesländern, die Zuständigkeit für Wartung und Betrieb ist aber je nach Landesbauordnung unterschiedlich geregelt. Ein dokumentierter Übergabezustand hilft Ihnen in beide Richtungen.

Vier Fehler, die teuer werden

1. Nur beim Auszug protokollieren. Ohne Einzugsprotokoll haben Sie keinen Vergleichsmaßstab. Der Mieter kann jeden Mangel als schon vorhanden bezeichnen.
2. Pauschalformulierungen. „Wohnung besenrein übergeben“ sagt nichts über den Zustand von Böden, Wänden und Installationen aus.
3. Nur eine Unterschrift. Ein Protokoll, das nur Sie unterschrieben haben, ist kaum mehr als eine Notiz. Beide Seiten unterschreiben, beide bekommen eine Ausfertigung.
4. Mängel notieren, aber keine Frist setzen. Halten Sie fest, wer was bis wann erledigt. Sonst bleibt der Punkt offen und niemand fühlt sich zuständig.

Wenn der Mieter nicht unterschreibt

Das kommt vor, meist bei strittigen Mängeln. Zwingen können Sie niemanden. Was Sie tun können: Notieren Sie im Protokoll, dass die Unterschrift verweigert wurde, und ziehen Sie eine neutrale dritte Person als Zeugen hinzu, die ihrerseits unterschreibt. Dokumentieren Sie den Zustand zusätzlich mit datierten Fotos.

Die Vorlage

Unsere Vorlage deckt alle genannten Punkte ab: Wohnungsdaten, Beteiligte, Zählerstände, Schlüssel, Raum-für-Raum-Erfassung, Ausstattung, Vereinbarungen mit Fristen und Unterschriftenfeld. Drei Seiten, zum Ausdrucken oder direkt am Rechner auszufüllen.

Die Word-Datei können Sie an Ihre Wohnung anpassen – Räume ergänzen, Positionen streichen. Die PDF-Version ist zum Ausdrucken gedacht, wenn Sie das Protokoll vor Ort handschriftlich ausfüllen möchten.

Ein praktischer Ablauf für die Übergabe

• Protokoll zweimal ausdrucken, bevor Sie zur Wohnung fahren
• Mit den Zählern beginnen, solange beide Seiten noch geduldig sind
• Raum für Raum in fester Reihenfolge durchgehen, nichts überspringen
• Bei jedem Mangel sofort fotografieren, nicht erst am Ende
• Schlüssel zählen und zusammen auf den Tisch legen
• Gemeinsam durchlesen, dann unterschreiben

Weiterlesen: Mietkaution zurückzahlen: Fristen, Abzüge und Verzinsung · Mietvertrag für Wohnraum: Pflichtangaben und unwirksame Klauseln

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Dieser Beitrag informiert allgemein und stellt keine Rechtsberatung dar. Bei einem konkreten Streitfall lassen Sie sich anwaltlich beraten.