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Heizkostenabrechnung erstellen: Verteilung, CO₂-Kosten und Kürzungsrechte

Die Heizkosten sind der einzige Teil der Nebenkosten, für den eine eigene Verordnung gilt. Sie schreibt vor, wie verteilt werden muss – und sie gibt dem Mieter ein Kürzungsrecht, wenn Sie sich nicht daran halten. Fünfzehn Prozent, ohne dass es auf ein Verschulden ankommt.

Mindestens die Hälfte nach Verbrauch

Die Heizkostenverordnung verlangt, dass zwischen fünfzig und siebzig Prozent der Heiz- und Warmwasserkosten nach dem gemessenen Verbrauch abgerechnet werden. Der Rest geht nach Wohnfläche oder umbautem Raum. Reine Flächenabrechnung ist unzulässig, reine Verbrauchsabrechnung ebenfalls.

Welchen Schlüssel Sie innerhalb dieser Spanne wählen, dürfen Sie festlegen. Siebzig Prozent Verbrauchsanteil sind vorgeschrieben, wenn die Rohrleitungen überwiegend ungedämmt durchs Haus laufen und deshalb ein großer Teil der Wärme gar nicht bei den Heizkörpern ankommt.

Von der Verordnung ausgenommen sind Gebäude mit höchstens zwei Wohnungen, von denen Sie eine selbst bewohnen. Dort dürfen Sie frei vereinbaren, wie abgerechnet wird – auch pauschal nach Fläche.

Was in die Heizkostenabrechnung darf

Brennstoff – Gas, Öl, Fernwärme, Pellets. Bei Öl wird nicht der Einkauf abgerechnet, sondern der tatsächliche Verbrauch im Abrechnungszeitraum; dafür brauchen Sie Anfangs- und Endbestand.
Betriebsstrom der Heizungsanlage
Wartung, Reinigung, Schornsteinfeger, Emissionsmessung
Miete und Eichung der Messgeräte, Ablesekosten, Kosten der Verbrauchsanalyse
Bedienung der Anlage, sofern jemand dafür bezahlt wird

Nicht umlagefähig sind Reparaturen und der Austausch des Kessels. Das ist Instandhaltung und bleibt bei Ihnen – die gleiche Grenze wie bei allen anderen Betriebskosten.

Warmwasser getrennt erfassen

Erzeugt eine Anlage Heizwärme und Warmwasser gemeinsam, muss die auf das Warmwasser entfallende Wärmemenge mit einem Wärmemengenzähler gemessen werden. Fehlt der Zähler, darf der Mieter kürzen. Nur in Altanlagen, bei denen der Einbau unverhältnismäßig teuer wäre, bleibt die rechnerische Ermittlung zulässig.

Die CO₂-Kosten teilen Sie sich

Seit 2023 tragen Vermieter einen Teil des CO₂-Preises auf Gas und Heizöl selbst. Bei Wohngebäuden gilt ein Stufenmodell: Je mehr Kohlendioxid das Gebäude pro Quadratmeter und Jahr ausstößt, desto höher Ihr Anteil. Er reicht von null Prozent bei sehr effizienten Gebäuden bis fünfundneunzig Prozent bei den schlechtesten.

Die Einstufung berechnen Sie aus den Angaben Ihres Energieversorgers, der die CO₂-Menge und den darauf entfallenden Preis auf der Rechnung ausweisen muss. Den Vermieteranteil ziehen Sie ab, bevor Sie die Brennstoffkosten auf die Mieter verteilen. Rechnen Sie ihn nicht heraus, kann der Mieter seinen Anteil um die Hälfte kürzen.

Zwei Kürzungsrechte, die zusammenkommen können

Fünfzehn Prozent, wenn nicht verbrauchsabhängig abgerechnet wurde – etwa weil Zähler fehlen, defekt sind oder Sie einen unzulässigen Schlüssel verwendet haben.
Drei Prozent, wenn bei fernablesbaren Zählern die unterjährigen Verbrauchsinformationen ausgeblieben sind. Wo solche Geräte verbaut sind, muss der Mieter monatlich über seinen Verbrauch informiert werden.

Fernablesbare Messgeräte sind bei Neuinstallation bereits Pflicht. Bestandsgeräte müssen bis Ende 2026 nachgerüstet oder ersetzt werden. Wer noch mit klassischen Verdunstern arbeitet, sollte den Austausch einplanen, statt ihn im Dezember zu bemerken.

Frist und Leerstand

Für die Heizkosten gilt dieselbe Frist wie für die übrige Betriebskostenabrechnung: zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums. Danach können Sie keine Nachzahlung mehr verlangen, ein Guthaben müssen Sie weiterhin auszahlen.

Kosten für leerstehende Wohnungen tragen Sie. Sie dürfen sie weder auf die verbleibenden Mieter umlegen noch aus der Gesamtsumme herausrechnen, um deren Anteil zu erhöhen. Der Leerstand geht rechnerisch als Verbrauchseinheit mit.

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Hinweis: Vermieterkontor stellt Vorlagen und Informationen zur Verfügung. Das ist keine Rechtsberatung und ersetzt im Einzelfall nicht das Gespräch mit einer Anwältin oder einem Anwalt.